在亞太區尋找合適辦公室的6大要點

台灣企業想開拓國際市場,鄰近的亞太區國家是理想選擇。然而在當地開公司最令人頭痛的是尋找辦公空間。為甚麼會比您所預計的花費更多?記住以下六個重點,便可確保新辦公室在滿足您公司所有需要之餘、租金又能控制在預算之內。

Tip 1. 評估您的需求

在揀選辦公室時最為重要的是評估您公司和業務需要。必須考慮的要點包括:

  • 員工人數:確保所有員工都能在這個空間舒適地辦公是十分關鍵,同時不要忘記保留可擴充性:當來日公司規模壯大時,您或會需要更多空間容納新員工。
  • 企業形象:如果公司主要服務高端客戶並有意來港投資的話,中環、銅鑼灣、金鐘等地段對公司形象有裨益;如企業想開拓東南亞市場,新加坡核心商業區和菲律賓的馬卡提(Makati)或博尼法西奧環球城(Bonifacio Global City)也有同樣效果。
  • 便利度:如果辦公室位置方便,將有助您公司吸引頂尖人才,不妨嘗試在便利度和租金之間取得良好平衡

 

Tip 2. 設定租金預算

接著需要為租金設定預算,租金的高低因城市和地區而異。雖然租金佔收益的比率沒有絕對規定,但您所處行業的利潤率和營業額是良好指標,讓您清楚知道自己能負擔的租金範圍。

不過最便捷的方法還是透過靈活辦公空間供應商如Compass Offices租用辦公室,這些大型供應商在亞太區多地提供不同辦公室方案,還具備所有必要設備讓您開展業務。他們設有多種按座位收費的服務組合,方便隨著員工數目改變而增減座位。

 

Tip 3. 瞭解工作間以外各種辦公室設施

您的辦公室或已備配辦公傢具以助公司日常營運,如加上以下設施則更加相得益彰:

  • 接待處:得體的接待處可營造專業形象,亦為辦公室帶來高級感。
  • 茶水間:為員工提供小休空間以增進關係,加強團隊的向心力。
  • 會議室:無論是向客戶推銷或招待重要客人,一間舒適和隱私度高的會議室必不可少,也是對客戶最基本的尊重。
  • 活動空間:如公司須定期舉辦活動,在辦公室內設置一個固定活動空間可為您節省不少時間和金錢,以後每次舉辦活動毋需再費神找地方。

 

Tip 4. 聘請專業人士提供協助

在租賃市場尋尋覓覓,有時令人如墜五里霧中,只因身邊沒有知道您的需要且熟悉市場動態的人。若要在特定要求下找到最實惠的商辦物件,最好還是聘請內行人協助,並須具備下列特質:

  • 龐大資料庫:資料庫越詳細,就可以幫助您早著先機,比別人更早找到理想辦公空間。
  • 市場知識豐富:當前租賃市況有深入瞭解的專家,能引導您覓得優質辦公室。
  • 操流利當地語言:如顧問不能操流利當地語言,在尋找物件和與業主交涉時可能極為不利。

 

Tip 5. 細閱租賃合同

確保已細閱合同上所有條款及細則,弄清覺得含糊或有問題的地方,避免日後爭議或誤墮常見的租賃陷阱。簽署前一定要確保所有數字、銀碼、日期都與雙方協定的一致。若對租約內容有疑問,亦可聘請專業人士為您解惑。

 

Tip 6. 親身視察

看上心儀的辦公室後,無論對它有多鍾情、認為它一定適合您的公司,也請做好事前調查,例如與業主和所在大廈的管理人員傾談,以確保他們能滿足您的需求。簽約前,記得請專業人員檢查物件內電力裝置;如位於較舊的大樓內,也要考慮到害蟲防治,否則未來將成大患。

總結

在業務開始前找到合適的辦公室,之後不用浪費無謂資源再搬遷。宜花點時間梳理公司所需,多做研究和調查,自然能覓得合適的辦公場所。若然對這方面感到力不從心,第一時間聘請專家幫忙,將會為您節省大量時間和金錢。

資料來源:Compass Office

編輯日期:
(1) 最新更新日期:2023年3月5日
(2) 文章發表日期:2023年3月5日

 

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